「受付には人が必要」の発想を変える。QRコードキーで施設運営を省人化する株式会社KOCHIの発想

オフィスに来訪者が来るから、受付スタッフを配置する。

トランクルームを内見する人がいるから、担当者が鍵を持って立ち会う。

施設を利用する人がいるから、鍵を渡し、利用後に回収する。

一つひとつを見ると当たり前の業務です。

しかし、少し視点を変えてみると、

「その仕事のために、本当に人を配置し続ける必要があるのか？」

という疑問が生まれます。

この「人がいることを前提とした施設運営」を、QRコードを使って変えようとしているのが株式会社KOCHIです。

同社は2021年から、全国のオフィスビルや店舗などを対象にQRコードキーを活用した「Giraffe」シリーズを展開しています。

施設運営の省力化やオフィス業務の効率化に向け、課題のヒアリングや業務フロー整理からシステム構築まで支援しており、年間980万円のコストを90％削減した事例も公開されています。

今回、株式会社KOCHI代表取締役の立林翔氏に、QRコードによる入退館がどのように施設運営を変えるのか聞きました。

今回お話を伺った方

QRコードを「鍵」にすると何が変わるのか

――Giraffeは、どのような仕組みなのでしょうか？

基本的な仕組みはシンプルです。

利用者や来訪者ごとにQRコードキーを発行し、スマートフォンに表示されたQRコードを入口のリーダーへかざすことで、扉やゲートを解錠します。

特徴的なのは、単に物理鍵をQRコードへ置き換えるだけではないことです。

例えばストレージ向けの「G-storage」では、内見者の情報と有効期限を登録し、QRコードを発行。

そのQRコードをメールやSMSで自動送付し、利用者は指定された有効期限内だけ施設へ入館できます。

契約利用者については、既存の契約管理システムとAPIで利用者情報を連携することもできます。

これまで、

予約を受ける
↓
担当者が現地で待つ
↓
鍵を開ける
↓
内見に立ち会う

という運用だったものを、

予約
↓
QRコード発行・送付
↓
利用者自身がQRをかざす
↓
内見

という形に変えられます。

ここで減るのは、「鍵を開ける数秒」ではありません。

内見のたびにスタッフの時間を確保し、現場へ配置しておく必要そのものです。

トランクルームの「内見に立ち会う」をなくす

――G-storageでは、どのような課題を解決できるのでしょうか？

KOCHIがG-storageで挙げている課題には、

「鍵やカードキーが紛失・未返却になる」

「内見のたびに現場へ人員を割きたくない」

「トランクルーム事業をなるべく低コストで始めたい」

「煩雑な鍵管理を省力化したい」

といったものがあります。

特に興味深いのが、内見対応です。

トランクルームは、契約前に実際の広さや使い勝手を確認したい利用者もいます。

そのために担当者が時間を合わせ、施設を開け、内見に付き添っているとすれば、1件ごとの売上が発生する前から人的コストがかかります。

G-storageでは、内見希望日時を予約した後、期限付きのQRコードを発行して利用者へ送付します。

利用者は指定された時間にQRコードをリーダーへかざして入館し、自分で施設を確認できます。

鍵の受け渡しや現場立ち会いを不要にすることで、スタッフ配置を最小化し、人員コストや運営費を削減できることが特徴です。

つまり、

「内見業務を効率化する」のではなく、「内見のためにスタッフを配置する」という業務設計を変えている。

ここが、この仕組みの面白さです。

「鍵をどう管理するか」ではなく「鍵を配らない」

――この仕組みを使うことによる、副次的な効果はありますか？

はい、カードキー紛失等のセキュリティ対策にもつながります。

物理的な鍵やカードキーを利用する場合には、別の管理業務が発生します。

鍵を準備する。

利用者へ渡す。

郵送する。

返却を確認する。

なくした場合に対応する。

未返却なら督促する。

必要に応じて交換する。

G-storageでは、利用者のスマートフォンにQRコードキーを表示できるため、物理鍵やカードキーを郵送して受け渡す必要がありません。

また、時間を設定したワンタイムQRコードを利用できるため、指定時間外には使えない仕組みをつくれます。

これによって、鍵の紛失・未回収だけでなく、複製や盗難による悪用のリスクの抑制にもつながるのです。

これは、

「鍵管理を効率化する」

からさらに一歩進んだ、

「管理しなければならない物理鍵そのものを減らす」

という考え方です。

オフィスでは「受付に人を置く」を変えられる

――トランクルームだけでなく、さまざまな場所で利活用できそうですね。

その通りです。同じ発想は、オフィス受付にも応用されています。

KOCHIの「G-visitors」は、オフィスビルや工場などへ来訪する取引先、アルバイト、業務委託スタッフなどに、指定時間だけ有効なQRコードを発行する来訪者受付・入館サービスです。

例えば取引先とのアポイントが決まったら、社員が来訪申請を行います。

承認後、QRコードキーを発行し、来訪者へ送付。

来訪者は予定時間になると、そのQRコードを使ってゲートを解錠できます。

この仕組みなら、

• 受付で名前を書く。
• 担当者を呼び出す。
• 入館証を渡す。
• 退出時に回収する。

といった一連の業務を簡略化できます。

G-visitorsによって受付窓口へのスタッフ配置を最小化し、人件費・運営費を削減できる点が特徴です。

こうした受付関連の業務で年間980万円かかっていたコストを90％削減した事例もございます。

受付DXというと、タブレット受付などを思い浮かべるかもしれません。

しかしQRコードで入口そのものまで連携すると、

「受付作業をデジタルにする」のではなく、「受付カウンターを経由しなくても入館できる」

ところまで業務を変えられます。

工場では「全員にICカードを配る」必要がなくなる

――他にも関連性の高い領域でアプローチをかけたい業種はありますか？

この仕組みは、工場や研究施設など、人の出入りが多い施設にも応用できると思っています。

例えば工場には、

• 正社員
• 派遣社員
• アルバイト
• 協力会社
• 設備業者
• 来訪者

など、さまざまな立場の人が出入りします。

特に短期間だけ勤務する人にまでICカードを発行すると、

• 登録
• 配布
• 回収
• 紛失対応
• 無効化

といった管理業務が積み上がります。

G-visitorsではアルバイト、派遣社員、業務委託先なども利用対象として想定されており、来訪時間だけ使えるQRコードキーを発行できます。

「どうやってカード管理を効率化するか」と考えるのではなく、

「短期利用者には、そもそもカードを配らなくてもよいのではないか」

と考える。

小さな違いに見えますが、利用者の入れ替わりが多い現場ほど管理負担は大きく変わります。

無人店舗では「入る」だけでなく、予約から決済までつなぐ

――決済機能までつながるとどの様なことが実現できますか？

Giraffeシリーズのもう一つの展開が「G-service」です。

こちらはQRコードキーだけではなく、店舗・施設の予約受付、入退室管理、利用後の決済までをオンラインで完結させる無人店舗・施設運営サービスです。

例えば、

Webで空き状況を確認して予約
↓
QRコードを取得
↓
施設入口でQRを読み取って入店
↓
利用
↓
退店時にもQRを読み取り利用時間を記録
↓
クレジットカードで自動決済

という流れを構築できます。

対象として想定されているのも、

• シェアオフィス
• コワーキングスペース
• スポーツジム
• ゴルフ練習場
• キャンプ場
• 練習スタジオ
• レンタルスペース
• 貸し会議室
• 貸別荘
• スポーツ施設

など幅広い施設です。

ここまでつながると、

「受付担当者を減らす」だけではなく、スタッフを常駐させなくても成立する店舗・施設をつくる

という話になります。

地方だからこそ「人を置かずに運営できる」が効いてくる

――人口減少に課題を持つ地方ほど価値のあるサービスになりそうですね。

この仕組みは、地方の施設運営にも可能性があります。

例えば人口の多い都市部で、1日に数百人が利用する施設なら、受付スタッフを配置しても採算が取れるかもしれません。

一方、地方では、

1日に利用するのは数組。

週末だけ利用者が増える。

季節によって利用者数が大きく変わる。

という施設もあります。

それでも営業時間中ずっと受付スタッフを置けば、利用者がいない時間にも人件費は発生します。

例えば、

コワーキングスペース
キャンプ場
貸切サウナ
地域のスポーツ施設
レンタルスペース
空き店舗を利用した期間限定店舗

こうした施設で、「受付が必要だから人を置く」のではなく、

「受付に人を置かなくても利用できる施設を最初から設計する」

という発想ができます。

G-serviceは大がかりなハードウェアを前提とせず、QRコードリーダーを中心とするクラウド型の仕組みで、事業規模に合わせて拡張できることも特徴としています。

小さく事業を始めたい地方企業ほど、これは大きな意味と価値を持ちます。

「無人化＝セキュリティが弱い」とは限らない

人を配置しない施設で、当然気になるのがセキュリティです。

物理鍵の場合、紛失すると誰が持っているか分からなくなることがあります。

コピーされている可能性もあります。

一方、QRコードキーでは利用時間を設定できます。

例えば、

10月5日13時50分から14時30分まで。

というように利用できる時間を限定できます。

時間が過ぎれば、そのQRコードでは入れません。

さらにG-storageでは警備会社と連携した施工・サービス提供にも対応しており、QRコードリーダーだけでなく電子錠などの機器も合わせて提供しています。

つまり省人化を、

「誰も管理しない状態」

にするのではなく、

人が行っていた確認や制御の一部を、システムへ移す

と考える方が実態に近いでしょう。

本当に重要なのはQRコードではなく「業務を分解すること」

――導入時に重要なのは何でしょうか？

株式会社KOCHIでは、単にシステムを提供するだけではなく、課題のヒアリングや業務フロー整理から支援しています。

ここが非常に重要なポイントなのです。

例えば受付業務を、

• 来訪予約
• 本人確認
• QR発行
• 入館
• 担当者通知
• 施設案内
• 商談
• 退館

というように分解します。

その中で、

1. システムに任せられるもの。
2. 人が対応した方がよいもの。
3. そもそもなくせるもの。

を分けていきます。

「受付スタッフをゼロにする」と最初から決める必要はありません。

来訪受付はQR。
商品説明は人。
緊急対応は人。
通常の入退室記録はシステム。

というハイブリッドでも構いません。

重要なのは、

人を減らすことではなく、人を配置する必要のない仕事を見つけることです。

「人を置けないからできない」を減らせるかもしれない

今回の取材で注目したのは、QRコードという技術そのものではありません。

「受付には受付担当者が必要」
「鍵はスタッフが渡す」
「内見には担当者が立ち会う」

そんな施設運営の常識を、一つずつ疑えることです。

G-storageでは、内見者へ期限付きQRコードを送り、現地立ち会いを減らす。
G-visitorsでは、来訪者が受付窓口を経由せず入館できる。
G-serviceでは、予約から入退室、決済までオンラインにつなぎ、人員配置を抑えた施設運営を可能にする。

この発想を地方へ広げれば、

「受付担当者を雇えないから施設を運営できない」
「内見対応の人員を確保できないから拠点を増やせない」
「利用者が少ないので有人では採算が合わない」

といった理由で諦めていた事業にも、別の選択肢が生まれます。

人が足りない仕事を、どう頑張って回すか。

ではなく、

その仕事に、本当に人を配置する必要があるのか。

と、問いを変えるだけで、解決策も変わります。

株式会社KOCHIのGiraffeシリーズは、QRコードを鍵にする技術以上に、

「人が常駐することを前提にしない施設運営」

という新しい選択肢を提示しているのかもしれません。

企業プロフィール

企業名	株式会社KOCHI
所在地	〒108-0073　東京都港区三田3-9-11 ランドル高輪ゲートウェイ7F
取り組み時期	2021年〜現在
代表者	代表取締役 立林 翔
事業内容	店舗・施設運営の省力化、オフィス業務の効率化、システム構築
WEBサイト	https://kochi.jpn.com/